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Schnelle Umsetzung und Auswerten von Projekten, Wechsel von Projektmitarbeitern, neue Teamaufstellungen, und viele andere Aufgaben gehören für den Projektleiter zum Tagesgeschäft.

Allerdings ist für eine Multiprojektumgebung, wie saprima, ein übergeordnete Stelle (Projektmanagementoffice PMO) von Vorteil.

Das ist hilfreich, um Projektportfolios, Ressourcenstrukturen, Zugriffsrechte und administrative Arbeiten im Tool zu verwalten. Ein PMO in Vollzeit ist nur für sehr große Projektumgebungen rentabel. Wenn Mitarbeiter eines Teilzeit PMO’s wechseln und die Übergabe nicht reibungslos durchgeführt wird, kann dies später zu Problemen führen.

Unser saprima Team kann Sie an dieser Stelle unterstützen und die administrativen Arbeiten in saprima übernehmen.

Dadurch können Sie sich weiterhin auf Ihre Aufgaben konzentrieren, wir kümmern uns um den laufenden Betrieb! Somit haben Sie keinen Wissensabfall oder Kosten für Einarbeitungen der Administratoren!

Die saprima Administration unterstützt Sie bei Ihren PMO Aufgaben:

• Projekte anlegen und ggf. ändern
• Monitoring Ihrer Projekte
• Controlling – bei nicht erfassten Stunden geben wir Ihnen bescheid
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Regeln erstellen, zuweisen und ausführen
• Layouts erstellen und anpassen
• Neue Reporting Lösungen mit Ihnen erarbeiten und umsetzen
• Benutzer, Rollen und Rechtesystem pflegen
• Installation von neuen Updates
• 1st lvl Support
• …

Die Möglichkeit unsere Administration kann in bereits vorhandenen saprima Installationen genutzt werden. Natürlich unterstützen wir sie von der Einführung von saprima bis hin zu laufenden Projekten.

Zögen Sie nicht uns zu kontaktieren. Gerne helfen wir Ihnen bei ihren laufenden oder neuen Projekten!

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Sobald man sich mit der Optimierung von Prozessen beschäftigt gelangt man schnell zu dem Begriff Lean. Lean Management ist eine Arbeitsweise in dem Prozesse verschlankt werden, um eine klarere Struktur zu erhalten. Hierzu haben wir bereits die relevanten Themen des Lean Management für Sie zusammengefasst.

Innerhalb dieses Beitrags zeigen wir Ihnen, mit welchen integrierten Features saprima Sie in diesem Prozess unterstützten kann. Ob Sie Lean bereits nutzen und eine Software zur Vereinfachung brauchen oder in diesem Bereich neu einsteigen ist irrelevant.

Dank saprimas eigener Business Itelligence ist es nicht nur möglich Ihren Workflow komplett abzubilden, sondern es kann durch unser Rechte- und Rollensystem eine klare Trennung der zu sehenden Inhalte vorgenommen werden.

Kanban

Kanban ist ein gutes Hilfsmittel, wenn es um das Thema agiles Arbeiten geht. Hier werden Karten (Aufgaben) von links nach rechts getragen. Wobei der Fertigstellungsgrad nach rechts zunimmt, bis Karte abgeschlossen ist. Durch unser integriertes Kanban-Board ist es möglich die Aufgaben, welche vorher in Wasserfall geplant worden sind zu priorisieren und in Kanban anzuarbeiten. Dadurch wird der Blick immer auf das wesentliche geworfen und unnötige Rückfragen, welche Aufgaben als nächstes zu erledigen sind fallen weg. Es können so viele Spalten wie gewollt eingefügt werden.

Initiativen und Vorgänge

Projekte oder Produkte planen gehört zum Tagesgeschäft. Darum sollte auch die Umgebung, in der man arbeitet, standardisiert sein. Dazu gehören gewisse Regeln, Definitionen und Umsetzungen. All das kann durch saprima umgesetzt werden. Es können Felder mit eigenen Regeln oder Formeln (vergleichbar mit Excel) eingefügt werden. Felder können ebenfalls auf einer gewissen Tiefe ausgegraut oder von selbst berechnet werden. Natürlich greift hier auf unser Rollen- und Rechtesystem, um nur das anzuzeigen was sie wirklich brauchen. Damit unterstützt Sie saprima in Projektanliegen besser als Excel.

Gantt-Diagramm

Nachdem es Grundlegend in Lean um vereinfachte und saubere Abläufe geht, muss natürlich auch die Arbeitsumgebung mit diesen Möglichkeiten ausgestattet sein. Selbst Wasserfallmodelle können mit Lean Management unterstützt werden. Sobald ein Projekt erstellt wird, kann innerhalb eines Gant-Diagramm Eingabe und Auswertungen über Dauer, Puffer und Aufwand gemacht werden. Natürlich wird hier (wie oben schon beschrieben) nur das angezeigt was Sie wirklich benötigen.

Übersicht aller Projekte

Eine Baumansicht für Projekte in beliebiger Tiefe ist ein guter Aufbau, um aus zu planen, Ressourcen zuzuweisen und weitere Aufgaben darunter hinzuzufügen. Oft ist aber eine Baumansicht nicht High-Level genug, um die Übersicht zu behalten. Durch saprima ist es Ihnen möglich innerhalb des Projekt Portfoliomangements das Visuelle Management zu nutzen. Hier sehen Sie alle Projekte in zeitlicher Abfolge. Projekte verlegen in Echtzeit mit Abhängigkeiten? Kein Problem. Ebenfalls sehen Sie Ihre Projektstruktur.

Feingranularer Teamaufbau

Wenn Sie keinen agilen Ansatz nutzen ist die alternative ein Visuelles Teammanagement. Hier werden Die Aufgaben eines Projekts auf die zeitliche Komponente und ihre Mitarbeiter gelegt. Somit sehen Sie auf einen Blick, ob eine Person an zwei Aufgaben oder gar an keiner Arbeitet. Durch Drag and Drop können Aufgaben auf einen Mitarbeiter gezogen werden. Dies ist eine feingranulare Möglichkeit wie Sie saprima in Lean Management unterstützt kann.

Ressourcenauswertungen

Sobald wir Projekte aufgebaut und durchgeplant haben, können wir uns unseren Mitarbeitern widmen. Hier können wir sehen, ob ein Mitarbeiter oder Team eine Überlast zu einem Zeitpunkt besitzt. Es können ebenfalls Berechtigungen eingefügt werden, beispielsweise eine Auswertung kann nur pro Abteilung stattfinden. Durch unseren Jasper Server ist es möglich Auswertungen so anzuzeigen, wie Sie es benötigen. saprima bleibt sich seinem Motto treu, wir zeigen Ihnen genau das was Sie zu dieser Zeit brauchen.

Reporting

Durch die Implementierung des Jasper Report Servers ist es möglich eine umfassende Business Intelligence zu nutzen. Dadurch haben Sie immer die Wahl welche Diagramme Sie angezeigt bekommen möchten. Hier sind ein paar Beispiele wie Auswertungen von saprima aussehen können.

Grundlegend ist das Ziel von Lean Management die Aktivitäten innerhalb der Wertschöpfung zu optimieren. Dies bedeutet, dass vorhandene Prozesse umgestaltet, verschlankt, und im größten Veränderungsprozess sogar eliminiert werden.

Hierbei ist wichtig, dass das Ziel des Prozesses oder Aktivität im Vordergrund steht. Hierbei sind unterschiedliche Sichtweisen nötig. Auf der einen Seite ist es das Unternehmen selbst, welches internen Prozesse verändern kann. Die andere Seite ist der Kunde, also externe Aktivitäten.

Toyota Production System

Diese beiden grundlegenden Anforderungen hat Toyota (Taiichi Ōno) entwickelt. Damals wurde Lean Management unter dem Automobilhersteller innerhalb ihres TPS (Toyota Production System) eingeführt und fand schnell auch bei anderen Unternehmen Anklang. Das bewerte System wurde in den 90er Jahren im Buch „The Machine That Changed The World“ zusammengefasst und prägte seit dem den Begriff Lean Production.  

Dieser Terminus enthält folgende Eigenschaften:

• Verantwortung übertragen
• Verschwendung vermeiden
• Kundenorientierung
• Konzentration auf das Wesentliche
• Das wesentliche Umsetzen

Da nicht jedes Unternehmen Ware produziert, wurde der Ansatz in ein generelles Prinzip, das Lean Management, abgeleitet. Hier gibt es eine Vielzahl an Auslegungen und Interpretationen.

Eine der Auslegung sind fünf Prinzipien, die in jedem Bereich innerhalb eines Unternehmens umgesetzt werden können:

1. Kundenorientierung: Innerhalb eines Prozesses soll sich immer an den Wünschen des Kunden orientiert werden. Dies ist die Grundlage für jeden Prozess innerhalb eines Unternehmens. Die Grundlegende Frage hier lautet also: „Welchen Mehrwert bringt der Prozess für den Kunden?“
2. Prozess analysieren: Ein Prozess ist nur so gut wie all seine Schritte. Hier wird analysiert ob alle Schritte eines Prozesses nötig sind. Hier wird der Prozess optimiert und an die Kundenorientierung ausgerichtet. Es kann vorkommen das sogar ganze Prozesse eliminiert werden, da sie keinen Mehrwert für das Ergebnis liefern. Ebenfalls ist die Möglichkeit gegeben, dass Prozesse zusammengefasst werden.
3.  Top-Down Sicht: Wichtig ist es ebenfalls einen Überblick zu den Prozessen zu behalten und Engstellen oder Unterbrechungen zu eliminieren. Dabei ist es wichtig alle Prozesse, Akteure und Schnittstellen zu kennen.
4. Pull-Prinzip: Das Pull Prinzip richtet sich auf Kunden-Anfragen aus. Hierbei ist es nicht das Ziel so viel wie möglich (Push-Prinzip) umzusetzen, sondern genau die Kundenanforderungen zu treffen. Im Konkreten bedeutet es, das die Wertschöpfungskette von der Kundenseite betrachtet wird. Die Kundenseite kann an der Stelle variieren, es kann auch ein Ressourcenlager sein, dass mit den eigen produzierten Waren gefüllt wird. Hierfür kann beispielsweise Kanban genutzt werden, da es nach dem Pull-Prinzip funktioniert.
5. Kontinuierliche Verbesserung: eine Idee des Lean Management ist die kontinuierliche Verbesserung. Kein Prozess ist in Stein gemeißelt und kann daher geändert werden. Jeder Prozess sollte laut Lean veränderbar sein und immer das Optimum an Output besitzen. Dieser Ansatz kann über „Lesson-Learned“ Ansätze, KVP oder PDCA-Zyklen (s.u.) realisiert werden.  

Die Verlustphilosophie

Innerhalb des Lean Management Ansatzes sind ebenfalls Antipattern vorhanden. Hier wird sich ebenfalls in Toyotas TPS bedient. Diese werden als die „drei Mu“ innerhalb der Verlustphilosophie bezeichnet. Diese lauten:

• Muda: Verschwendung
• Mura: Unausgeglichenheit
• Muri: Überlastung

Unter Muda bedeutet grundlegende Verschwendung. Hier soll darauf geachtet werden, dass es nicht zu überflüssiger Materialbewegung, hohen Lagerbeständen, Ausschuss oder Überproduktion, Wartezeiten, schlechte Ergonomie kommt.

Die Unausgeglichenheit (Mura) gilt den Prozesszeiten. Hier sollte immer eine Synergie entstehen. Damit ist gemeint, dass Prozesse die gleichzeitig ablaufen und in einen gemeinsamen Endpunkt besitzen zur gleichen Zeit abgeschlossen werden sollen, damit der nächste Prozess nicht warten muss.

Muri, die Überlastung, bezieht sich vor allem auf Mitarbeiter. Diese sollten nicht überbeansprucht werden, da dadurch Fehler auftreten können. Ebenfalls kann Übermüdung und Stress ein erheblicher Faktor für Krankheit und Ausfall sein.

Grundlegend bedeutet Lean Management:

„Werte ohne Verschwendung schaffen“

Um Lean Management umzusetzen gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen. Wir haben Ihnen einige aufgelistet.

Kaizen

Grundlegend ist Kaizen kein echtes „Werkzeug“, es ist mehr eine Einstellung. Diese Grundeinstellung von Mitarbeitern besagt, dass es immer etwas zu verbessern, vereinfachen oder zu optimieren gibt. Hiermit wird oft der Kontinuierliche Verbesserungsprozess mit beschrieben. Kaizen ist eine intrinsische Motivation, die immer nach Perfektion und 0-Fehler Politik strebt.

Lean Leadership

Was wäre eine gute Philosophie ohne dass das Leadership Team die Ideen vorlebt. Natürlich müssen Führungskräfte die Philosophie leben, bevor sie es von anderen erwarten. Hierbei gilt: „Führen durch Vorbild“. Viele Angestellte haben Angst vor dem Begriff Lean, da es für sie oft mit Auflösen von aktuellen Strukturen zu tun hat. Natürlich können sich durch den Einsatz von Lean Management neue Aufgaben ergeben. Allerdings ist das Ziel ein einfacheres wertschöpfendes Arbeiten und keine Entlassungswelle.

KVP

Grundlegend geht es im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess um eine stetige Verbesserung am eigenen Arbeitsplatz. Wie im Kaizen ist es wichtig sich mit vielen kleinen und schnell zu realisierenden Maßnahmen dem großen Ziel zu nähern. Hierbei wird nach jeder Iteration überprüft, ob der Prozess im Vergleich zur vorherigen besser zu den Anforderungen passt. Das Ziel ist es kein großes Projekt drauf zu machen, sondern einen kontinuierlichen Prozess zu leben. Hier ist ein Vertreter der PDCA-Prozess der weiter unten erläutert wird.

5S-Methode

Innerhalb dieser Methode wird der Arbeitsplatz aufgeräumt. Hierbei wird das Muda aus der Verlustphilosophie behandelt. Durch diese Technik soll Verschwendung reduziert werden. Die 5 „S“ stehen im Original für Seiri (Selektieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säuberung), Seiketsu (Standardisieren), Shitsuke (Selbstdisziplin).

Selektieren: Innerhalb dieses ersten Schrittes wird der Arbeitsplatz sortiert. Es werden alle Objekte, die nicht für die Arbeit benötigt werden, entfernt. Hierbei geht es um Materialien, Hilfsmittel, Tools und Projekte, die nicht wichtig für die aktuelle Durchführung sind. Tipp: Es ist ratsam seine Emails 2-mal bewusst am Tag anzusehen. Dadurch wird man nicht aus der aktuellen Arbeit gerissen.

Säuberung: Wenn der Arbeitsplatz zu schmutzig ist, lässt es sich nicht gut arbeiten. Ein gepflegter Arbeitsplatz lässt mehr geistige Entfaltung zu als ein schmutziger.

Systematisieren: Sobald alles vom Arbeitsplatz entfernt worden ist was nicht nötig ist, wird sortiert. Hierbei wird beispielsweise die Zugriffshäufigkeit, der Lagerort und die Reihenfolge mit beachtet.

Standardisieren: Durch umorganisieren, Arbeitsplatzwechsel können Neuorientierungen entfallen. Es gibt gewisse Standards beim Reinigen der Arbeitsfläche. Natürlich ist das ein einfaches Beispiel. Wenn allerdings Installationsroutinen oder Arbeitsroutinen immer gleich Ablaufen, kann Zeit und Gedankenkraft gespart werden.

Selbstdisziplin: Selbstdisziplin ist eine der wichtigsten Grundlagen, da nur durch eigenes Überwachen die vorher genannten 5-S umgesetzt werden können.

PDCA-Zyklus

Innerhalb des PDCA Zyklus geht es um eine weitere Möglichkeit des KVP. Innerhalb diesem werden 4 Stati wiederholt durchlaufen, „Plan, Do, Check, Act“.

Plan: Hier wird eine Hypothese (Annahme) getroffen, appwelche die aktuelle Situation zu bessern soll. Hier wird kein genaueres Vorgehen beschrieben, lediglich die Hypothese. Tipp: Formulieren Sie an dieser stelle einen klaren Satz mit Zielvorgaben.

Do: Do kann unterschiedlich groß sein. Hierbei geht es um die „Anfrage“ an die Situation. Die Größe kann von Projekt, bis hin zu einem neuen Produkt alles sein. Allerdings gilt das Do nur für diese Anfrage.

Check: Das Do wird jetzt durch das Check überprüft, ob die Hypothese funktioniert hat. Analysen und Überwachung innerhalb dieser Phase machen es möglich eine klare Aussage zu treffen.

Act: Sobald die Hypothese klar überprüft worden ist, und Analysen Bestätigung eingebracht haben, kann die Herangehensweise in bereits vorhandene Prozesse integriert werden. Ebenfalls kann von diesem Schritt aus erneut von vorne begonnen werden.

Kanban

Kanban ist eine Methode in der Karten beschrieben werden, welche für einzelne Aufgaben stehen. Diese Karten werden auf einer Pinnwand (Board) hinterlegt und abgearbeitet. Hier gilt das Pull-Prinzip, welches ein Grundprinzip des Lean Management darstellt. Hier gelten vier Grundprinzipien und sechs Kernpraktiken.

Hier sind ein paar der Methoden welche innerhalb Lean Management umgesetzt werden können. Es gibt viele Ansätze die dem Grundprinzip „Werte ohne Verschwendung schaffen“ treu sind und das Ziel verfolgen. Jede Firma hat ihre eigene Vision und muss entscheiden welche dieser Methoden für sie passt.

Jede dieser Methoden lässt sich mit saprima unterstützen, denn saprima passt sich vorhanden Methoden an.

Die aktuellen Situationen überschlagen sich und lassen kaum einen Arbeitgeber oder –nehmer gut schlafen. In wirtschaftlich schwierigen Situationen kommt es vor, dass Einsparpotenziale ausgearbeitet werden müssen. Hier kommen Unternehmen in die Situation, dass sie über ihre wichtigsten Ressourcen, ihre Mitarbeiter nachdenken. Bei einer richtigen Betrachtung Ihres Projektportfolios können Sie ihre Einsparungen besser planen. 

Richtige Priorisierung von Projekten 

Wenn Sie über Ausstellungen nachdenken werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Personal wieder benötigen. Sie verlieren kostbare Einarbeitungszeit, durch die ein Kollege ebenfalls zum Teil blockiert wird. Daher ist es wichtig sich intensiver mit ihren aktuellen Projekten auseinander zu setzen. Hier stellen sich Fragen, die für jedes Projekt innerhalb ihres Projektportfolios unterschiedlich beantwortet werden muss: 

1. Welche Priorität besitzt mein Projekt? 
2. Hat sich die Umsetzungswahrscheinlichkeit geändert? 
3. Ist das Projektrisiko komplett beachtet? 

Natürlich ist diese Liste nicht vollständig und muss je nach Situation angepasst werden. 

Falls Sie noch keine genaue Vorstellung davon haben wie Sie Projekte priorisieren, haben wir einen weiteren Artikel zu dem Thema „Was ist Projektportfoliomanagement“ für Sie. [https://www.saprima.de/de/was-ist-projektportfoliomanagement/] 

Sobald Sie diese Fragen beantworten können, haben Sie einen Überblick über Ihr aktuelles Portfolio. Durch eine klare Strukturierung ihrer Aufgaben können jetzt Ressourcen geplant werden. 

Ist Kurzarbeit nötig oder konzentrieren wir uns auf das Falsche? 

Sobald wir unser Projektportfolio im Griff haben können wir unsere Mitarbeiter auf dieses planen. Nachdem wir aber noch nicht wissen ob unsere Angestellten alle in der aktuellen Zeit eingesetzt werden können oder doch über Kurzarbeit nachgedacht werden muss, ist es nötig abstrakter zu planen. 

Hierfür wurde innerhalb des Ressourcemanagement die Rollenplanung entwickelt. Diese gibt uns die Freiheit nicht direkt auf eine Person zu planen, sondern auf, wie der Name schon sagt auf Rollen. 

Es kann für jede Fertigkeit eine Rolle angelegt werden, welche Ihren Mitarbeiter zugewiesen werden. 

Diese Rollen können wir nun innerhalb unserer Projekt nutzen. Es muss im ersten Schritt keine Person mehr auf Aufgaben innerhalb unseres Projekts zugewiesen werden, sondern unsere abstrakte Ressource. Das bringt uns mehr Freiheit bei der Erstellung unserer Projekte, da wir nicht von Personen sondern von Fähigkeiten reden. Somit ist die Die Antwort auf: „Welche Fähigkeit brauche ich zu welcher Zeit?“ leicht zu beantworten. 

Sobald Sie Ihre Grobplanung abgeschlossen haben, können Sie Mitarbeiter auf die Aufgaben zuweisen. Dies geschieht normalerweise 4 Wochen vor Start des Projekts, da wir erst hier wirklich abschätzen können ob unsere Planung der vorangegangenen Projekte positiv war. 

Damit die Zuständigkeit geklärt ist, muss natürlich der Projektleiter oder eine andere leitende Person auf ein Projekt zugewiesen werden können. 

Szenarienplanung – Probieren Sie sich aus! 

Portfolioprojektmanagement ist nicht nur reine Planung. Hier gehört ein wenig Fingerspitzengefühl und Erfahrung dazu. Allerdings ist es schwierig ein Projektportfolio umzustellen und die Ergebnisse mit der vorherigen Planung zu überprüfen. Daher ist es wichtig Szenarienplanung durchzuführen. Hierfür kann das aktuelle Portfolio als Grundlage genutzt werden und unterschiedliche Abhängigkeiten wie Zeit, Meilensteine, Mitarbeiterkapazität und Kennzahlen zu setzen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit viele Situationen durchzuspielen und bspw. In einem Gantt-Diagramm zu vergleichen. Ebenfalls können dadurch Ressourcen Über- und Unterlast erkannt werden. 

Ressourceplanung oder Projektplanung? 

Diese beiden Begriffe lassen sich kaum voneinander trennen. Immer wenn von Projektmanagement die Sprache ist, müssen Ressourcen wie Mitarbeiter eingeplant werden. Genauso ist es umgekehrt. 

Natürlich ist dies alles nur die Theorie hinter der Praxis. Nicht immer geht ein Projekt so aus wie man es sich wünscht. Trotzdem ist diese klare Struktur hilfreich und kann zum Erfolg führen. So können sie immer an der Phase des Projekts arbeiten die aktuell Interessant für Sie ist. Dadurch können Sie mit vorangeschrittenen Projektfortschritt immer feingranularer planen. Oder interessiert es Sie ein halbes Jahr vor Realisierung des Projekts wer welche Aufgabe am Ende übernimmt? Wir haben durchgehend eine Übersicht an bereits verplanten Ressourcen. Somit erkennen wir schnell ob alle Ressourcen benötigt werden oder ob wir doch an dieser Stellschaube arbeiten müssen. 

Hybrides Projektmanagement ist momentan ein Buzzword vor dem man sich nicht verstecken kann. Aber was genau bedeutet das? Dafür muss man sich im Vorfeld mit zwei anderen Themen befassen, dem Klassischen und Agilen Projektmanagement.

Klassisches Projektmanagement – das Ziel vor Augen

In vielen Unternehmen wird klassisches Projektmanagement, auch Wasserfallmodell genannt, angewendet. Es gibt ein Lastenheft, in dem klar definiert ist, welche Anforderungen ein Projekt umsetzen soll. Anschließend wird ein Pflichtenheft erstellt, welche die Umsetzung des Lastenheftes erklärt. Somit ist eine möglichst präzise Schätzung des Auftragnehmers über was und wann nötig. In diesem monolithischen Ansatz muss am Anfang eines Projekts normalerweise ein Puffer addiert werden, da es zu nicht abschätzbaren Ereignissen kommen kann. Dies macht die Planung unscharf und gibt Probleme bei der tatsächlichen Bestimmung des Endtermins. Durch diese Schätzung im Vorfeld, oftmals sogar ein Jahr im voraus, muss später auf Veränderungen eingegangen werden, was zusätzliche Zeit und Kosten hervorruft und die anfängliche Schätzung schwammig und inkonsistent macht. Das Ziel hingegen bleibt statisch.

Agiles Projektmangement – bessere Schätzung

Um eine bessere Planung durchführen zu können, muss die Schätzung nicht nur einmal, sondern wiederholt stattfinden. Daher greift im Agilen Projektmanagement ein iterativ-inkrementeller Ansatz. Innerhalb einer Iteration wird ein Inkrement erstellt, welches potenziell lieferbereit ist. Anschließend wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt und erneut geschätzt. Durch diesen Ansatz haben wir als Projektmanager die Möglichkeit innerhalb eines Projekts Feedback einzuholen und neu zu priorisieren. Ebenfalls können Fehler, durch einen „Lesson learned“ Ansatz eliminiert werden, und das innerhalb eines Projekts. Somit können wir auf Veränderungen reagieren. Hier steht also die Ressource und der Termin in einem statischen Kontext. Wir wissen nicht, nach welcher Zeit unser Ziel erreicht wird.

Hybrides Projektmanagement – der Ausweg für den perfekten Erfolg in Projekten?

Dennoch hat das Agile Projektmanagement Schwierigkeiten in einer zielgesteuerten Projektumgebung Fuß zu fassen. Natürlich sind Stakeholder interessiert an einem endgültigem Datum, dennoch muss der Projektleiter Schätzungen während des Projekts durchführen und falls Änderungen nötig sind, auf diese reagieren können. Durch ein Hybrides Projektmanagement werden die Schwächen, welches ein Klassisches Projektmanagement mit sich bringt, eliminiert. Ebenfalls können über hybride Modelle Projektportfoliomanagement Methoden besser koordiniert und strukturiert werden.

Einige Gründe für den Einsatz eines hybriden Modells sind Folgende:

• Flexiblere Arbeitsweise: Es muss iterativ auf den Input des Auftraggebers reagiert werden.
• Das Team muss eigen- und teamverantwortlich reagieren. Alle Aufgaben müssen als Gruppe erledigt werden.
• Die schnelle Abschätzung von Ist- und Soll Zustand und die beschleunigte Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen

Hybrides Projektmanagement erfordert das richtige Tool

Trotzdem erfordert eine hybride Herangehensweise neue Tools, um komplexere Strukturen abbilden zu können. Innerhalb unserer Software haben wir die Möglichkeit, eine Primärstruktur aufzubauen. Unser Pflichtenheft muss abgebildet und in einem Wasserfallmodell aufgebaut werden.

Nachdem unser klassisches Projekt aufgebaut ist, muss nun überlegt werden, welcher Zeitraum als Sprint definiert werden soll. Dies bildet eine zweite Struktur um Übersicht zu schaffen.

Diese Zeit, meist 2 – 4 Wochen, wird anschließend mit anstehenden Vorgängen des Pflichtenhefts gefüllt. Somit ist genau definiert, welche Aufgaben innerhalb einer kurzen Zeit abgearbeitet werden müssen. Im besten Fall können so alle Initiativen abgearbeitet werden. Sobald eine Verzögerung auftritt, kann bereits nach kürzester Zeit abgeschätzt werden, wie sich der restliche Projektstatus verändert.

Falls Sie Fragen zur Implementierung von hybriden Projekten oder Projektportfoliomanagement haben, kontaktieren Sie uns gerne.