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Was ist Projekt Portfoliomanagement?

Ich nehme an, dass Sie gerade an einem Projekt innerhalb ihrer Firma arbeiten? Vielleicht in zwei oder in drei Projekten gleichzeitig? Ihren Kollegen geht es ebenfalls so und ihr neues Team besteht eigentlich nur aus Kollegen die ebenfalls in mehreren Projekten gleichzeitig aktiv sind? In so einem Umfeld ist es kein wunder, dass man ab und an den Überblick verliert. Selbst ihren Vorgesetzten geht das so! Um diese komplexe Strukturen umzusetzen benötigen wir ein neues Werkzeug.

Das Projektportfoliomanagement

Ständig kommen neue Projekte im Unternehmen hinzu und müssen ebenfalls mit einer hohen Priorität abgearbeitete werden. Aber wie gewichtet man denn unterschiedliche Projekte mit unterschiedlichen Schwerpunkten miteinander? Und macht es überhaupt Sinn alle umzusetzen? Diese komplexen Fragen werden aus dem Projektportfoliomanagement (PPM) heraus beantwortet.

Um das PPM genauer analysieren zu können müssen wir uns erst mit dem ersten Teil des Akronyms auseinander setzen, dem PP. Das Projektportfolio ist die Gesamtheit aller Projekte innerhalb eines Unternehmens. Diese sind durch ihre Wichtigkeit sortiert und können anhand eines Gantt-Diagramms dargestellt werden. Wobei auch hier schon festgelegt ist welche Ressource mit welcher Kapazität an welchem Projekt arbeiten soll.

Die 6 Schritte des PPM

Die Projektinitiierung

Die Frage die sich uns hier stellt ist: Ist unser Projekt wirklich ein Projekt im Sinne unseres Unternehmens? Um diese Frage zu beantworten kann man unterschiedliche Hilfsmittel nutzen. Eine Möglichkeit wäre eine Projektwürdigkeitsanalyse zu erstellen. Hier können Fragen gestellt werden wie:

  • Wie hoch ist die Investition für das Projekt?
  • Wie hoch ist die Dauer des Projekts?
  • Wie hoch ist swe Ressourcenaufwand?
  • Wie groß ist das Projekt (S / M / L / XL)?
Beispiel für eine Projektwürdigkeitsanalyse

Wichtig ist es, dass diese Initiierung eine hohe Akzeptanz innerhalb des Unternehmens bekommt, da es sonst vorkommen kann, dass „U-Boot Projekte“ entstehen, die nicht geplant sind und unterhalb des Radars des PPM laufen.

Die Priorisierung

Nachdem unser Projekt akzeptiert und initiiert wurde, müssen wir es noch gewichten. Hierbei wird sich der Theorie der „Business Treiber“ bedient. Ein Treiber ist eine Eigenschaft die auf das Firmenziel einzahlt. Hierbei wird vergleichen, ob das Ziel des Projekts auf das Firmenziel einzahlt. Beispiele sind:

  • Kundenzufriedenheit erhöhen
  • Produktqualität erhöhen
  • Optimierte Prozesse

Hier werden 3-5 Treiber genutzt um einen Vergleich der Ziele zu schaffen. Anschließend wird das Ziel jedes Projekts mit diesen Treibern gewichtet und dadurch priorisiert. Dies kann durch eine gute Projektportfoliomanagement Software abgebildet werden

Kapazitätsauslastung

Wenn unser neues Projekt es bis hier hin geschafft hat, müssen wir noch unsere Ressourcen verteilen, denn auch diese sind nicht unendlich.

Bevor wir damit starten können, benötigen wir eine detailreichere Aufstellung unseres Projekts. Unser Projekt muss jetzt genauer spezifiziert und durch besondere Ereignisse und Ressourcen Aufwände geschätzt werden. Im Anschluss muss überprüft werden, ob unsere Aufwandsplanung mit den verfügbaren Rest-Kapazitäten an der Stelle der Priorisierung gedeckt werden kann. Falls dies nicht der Fall ist, müssen unsere Projekte mit niedrigerer Priorisierung auf der Zeitachte weiter nach hinten geschoben werden.

Augen auf!

Noch ist unser Projekt nicht zu Ende und das nächste Projekt wird initiiert. Doch genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt um darauf zu achten, dass immer alle Daten aktuell sind. Nur anhand von aktuellen Daten lassen sich weitere Schätzungen durchführen und zukünftige Projekte richtig einordnen oder gewichten. Daher empfehlen wir, jeden Monat ein Meeting des Projektmanagementoffice einzuberufen um sich über alle Projekte zu unterhalten.

Projektende

Puh! Wir haben es geschafft, unser Projekt ist erfolgreich beendet. Doch was haben wir gelernt? Genau an diesem Punkt sollte eine Projektbewertung durchgeführt werden. Hier werden Kosten und Ergebnisse gesammelt und zu einem „Lesson learned“ zusammen gefasst. Es geht um die Dokumentation von Erfahrungen, sowohl guten als auch schlechten, die innerhalb des Projektes gesammelt werden konnten und für kommende Projekte von Relevanz sein können. Dies wird innerhalb des Projektteams durchgeführt um einen möglichst großen Zugewinn an Informationen zu haben.

Des Weiteren muss der Projektleiter von seinem Projekt entlastet werden. Es hat sich bewährt, dass am Ende eines Projekts auch gefeiert werden darf. Also hoch die Gläser und Prost!