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Einsatzpotenziale erkennen und nutzen

Die aktuellen Situationen überschlagen sich und lassen kaum einen Arbeitgeber oder –nehmer gut schlafen. In wirtschaftlich schwierigen Situationen kommt es vor, dass Einsparpotenziale ausgearbeitet werden müssen. Hier kommen Unternehmen in die Situation, dass sie über ihre wichtigsten Ressourcen, ihre Mitarbeiter nachdenken. Bei einer richtigen Betrachtung Ihres Projektportfolios können Sie ihre Einsparungen besser planen. 

Richtige Priorisierung von Projekten 

Wenn Sie über Ausstellungen nachdenken werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Personal wieder benötigen. Sie verlieren kostbare Einarbeitungszeit, durch die ein Kollege ebenfalls zum Teil blockiert wird. Daher ist es wichtig sich intensiver mit ihren aktuellen Projekten auseinander zu setzen. Hier stellen sich Fragen, die für jedes Projekt innerhalb ihres Projektportfolios unterschiedlich beantwortet werden muss: 

  1. Welche Priorität besitzt mein Projekt? 
  2. Hat sich die Umsetzungswahrscheinlichkeit geändert? 
  3. Ist das Projektrisiko komplett beachtet? 

Natürlich ist diese Liste nicht vollständig und muss je nach Situation angepasst werden. 

Falls Sie noch keine genaue Vorstellung davon haben wie Sie Projekte priorisieren, haben wir einen weiteren Artikel zu dem Thema „Was ist Projektportfoliomanagement“ für Sie. [https://www.saprima.de/de/was-ist-projektportfoliomanagement/] 

Sobald Sie diese Fragen beantworten können, haben Sie einen Überblick über Ihr aktuelles Portfolio. Durch eine klare Strukturierung ihrer Aufgaben können jetzt Ressourcen geplant werden. 

Ist Kurzarbeit nötig oder konzentrieren wir uns auf das Falsche? 

Sobald wir unser Projektportfolio im Griff haben können wir unsere Mitarbeiter auf dieses planen. Nachdem wir aber noch nicht wissen ob unsere Angestellten alle in der aktuellen Zeit eingesetzt werden können oder doch über Kurzarbeit nachgedacht werden muss, ist es nötig abstrakter zu planen. 

Hierfür wurde innerhalb des Ressourcemanagement die Rollenplanung entwickelt. Diese gibt uns die Freiheit nicht direkt auf eine Person zu planen, sondern auf, wie der Name schon sagt auf Rollen. 

Es kann für jede Fertigkeit eine Rolle angelegt werden, welche Ihren Mitarbeiter zugewiesen werden. 

Diese Rollen können wir nun innerhalb unserer Projekt nutzen. Es muss im ersten Schritt keine Person mehr auf Aufgaben innerhalb unseres Projekts zugewiesen werden, sondern unsere abstrakte Ressource. Das bringt uns mehr Freiheit bei der Erstellung unserer Projekte, da wir nicht von Personen sondern von Fähigkeiten reden. Somit ist die Die Antwort auf: Welche Fähigkeit brauche ich zu welcher Zeit?“ leicht zu beantworten. 

Sobald Sie Ihre Grobplanung abgeschlossen haben, können Sie Mitarbeiter auf die Aufgaben zuweisen. Dies geschieht normalerweise 4 Wochen vor Start des Projekts, da wir erst hier wirklich abschätzen können ob unsere Planung der vorangegangenen Projekte positiv war. 

Damit die Zuständigkeit geklärt ist, muss natürlich der Projektleiter oder eine andere leitende Person auf ein Projekt zugewiesen werden können. 

Szenarienplanung – Probieren Sie sich aus! 

Portfolioprojektmanagement ist nicht nur reine Planung. Hier gehört ein wenig Fingerspitzengefühl und Erfahrung dazu. Allerdings ist es schwierig ein Projektportfolio umzustellen und die Ergebnisse mit der vorherigen Planung zu überprüfen. Daher ist es wichtig Szenarienplanung durchzuführen. Hierfür kann das aktuelle Portfolio als Grundlage genutzt werden und unterschiedliche Abhängigkeiten wie Zeit, Meilensteine, Mitarbeiterkapazität und Kennzahlen zu setzen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit viele Situationen durchzuspielen und bspw. In einem Gantt-Diagramm zu vergleichen. Ebenfalls können dadurch Ressourcen Über- und Unterlast erkannt werden. 

Ressourceplanung oder Projektplanung? 

Diese beiden Begriffe lassen sich kaum voneinander trennen. Immer wenn von Projektmanagement die Sprache ist, müssen Ressourcen wie Mitarbeiter eingeplant werden. Genauso ist es umgekehrt. 

Natürlich ist dies alles nur die Theorie hinter der Praxis. Nicht immer geht ein Projekt so aus wie man es sich wünscht. Trotzdem ist diese klare Struktur hilfreich und kann zum Erfolg führen. So können sie immer an der Phase des Projekts arbeiten die aktuell Interessant für Sie ist. Dadurch können Sie mit vorangeschrittenen Projektfortschritt immer feingranularer planen. Oder interessiert es Sie ein halbes Jahr vor Realisierung des Projekts wer welche Aufgabe am Ende übernimmt? Wir haben durchgehend eine Übersicht an bereits verplanten Ressourcen. Somit erkennen wir schnell ob alle Ressourcen benötigt werden oder ob wir doch an dieser Stellschaube arbeiten müssen.