Die Einführung eines professionellen Portfoliomanagements ist eine Reise, die mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme beginnt. Unser Ansatz gliedert sich in vier klare Phasen:
Phase 1: Die IST-Analyse – Wo stehen wir heute?
Bevor wir Prozesse oder Tools einführen, müssen wir die aktuelle Realität des Projektmanagements im Unternehmen verstehen. Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für alle weiteren Schritte.
| Fokus | Schlüsselfragen zur IST-Analyse | Ziel |
| Transparenz & Ablage | Wo haben Sie eine Übersicht Ihrer Projekte? (Excel-Liste, Whiteboard, ERP-System, dediziertes PM-Tool, Zettel, E-Mails etc.) | Standort und Format der aktuellen Portfoliodaten identifizieren. |
| Projektdefinition | Ab wann ist es bei Ihnen ein Projekt? (Ab Angebot, ab Beauftragung, ab Erreichen einer gewissen Größe/Dauer, ab Unterschreitung einer gewissen Budgetgrenze?) | Die Schwelle definieren, ab der eine Initiative in das Portfolio aufgenommen wird. |
| Steuerung & Priorisierung | Anhand welcher Kennzahlen vergleichen und priorisieren Sie die Projekte? (Monetärer Gewinn, strategischer Nutzen, ROI, Kundenzufriedenheit, gesetzliche Notwendigkeit?) | Die aktuellen Kriterien für Entscheidungen erkennen, auch wenn diese implizit sind. |
| Ressourcen | Wie werden heute Ressourcen zugewiesen und wie erkennen Sie Überlastung? | Das vorhandene Ressourcenmanagement (oder das Fehlen desselben) festhalten. |
📝 Ergebnis: Ein klares Verständnis des aktuellen Projekt-Inventars und der tatsächlichen Steuerungskriterien.
Phase 2: Strukturierung durch P5.express – Das „Warum“ und „Wie“
Sobald die Basisdaten erhoben sind, führen wir einen minimalistischen Rahmen für die Steuerung ein. Hier kommt P5.express ins Spiel.
- Vorstellung der Methode P5.express:
- Philosophie: P5.express ist ein schlankes, minimalistisches System. Es konzentriert sich auf das „WAS“ (die richtigen Dinge tun) und das „WANN“ (den richtigen Zeitpunkt wählen), ohne die Flexibilität der operativen Projektteams einzuschränken.
- Schwerpunkt: Wir stellen die zentralen Zyklen (Strategisch, Monatlich, Operativ) und die Kernrollen (Portfolio Board & Portfolio Manager) vor, um eine feste Taktung für Entscheidungen zu etablieren.
- Das Herzstück: Wir definieren gemeinsam die Value Generation Matrix (Wertschöpfungsmatrix) – die offiziellen Kriterien, nach denen Projekte priorisiert und bewertet werden. Dies schafft Transparenz und ersetzt die oft impliziten oder emotionalen Entscheidungsgrundlagen.
📝 Ergebnis: Ein einfacher, verständlicher Prozessrahmen und klar definierte Entscheidungskriterien für das Portfolio.
Phase 3: Die Technische Umsetzung – Das „Wo“
Ein effizientes Portfoliomanagement erfordert eine zentrale, verlässliche Datenbasis.
- Vorstellung des Tools saprima (oder eines vergleichbaren Tools):
- Der Bedarf: Excel stößt schnell an seine Grenzen. Ein Tool ist notwendig, um Datenkonsistenz zu gewährleisten, Ressourcen realistisch zu planen und Echtzeit-Transparenz für das Portfolio Board zu schaffen.
- Funktionalität: Wir zeigen, wie saprima (oder das gewählte Tool) die durch P5.express definierten Rollen, Zyklen und Dokumente abbildet und unterstützt.
- Erfassung der Projekte im Tool:
- Datenmigration: Die in Phase 1 gesammelten Ist-Daten werden in die Struktur des Tools überführt.
- Standardisierung: Alle neuen und bestehenden Projekte werden konsequent nach der in Phase 2 definierten Projektdefinition und den Kriterien der Wertschöpfungsmatrix erfasst.
- Baseline: Das Portfolio-Register ist nun digital, zentral und mit standardisierten Metadaten gefüllt.
Professionelle Begleitung: Erfolg von Anfang an sichern
Die Umstellung auf ein strukturiertes Portfoliomanagement ist auch ein kultureller Wandel. Um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse und Rollen schnell greifen und effektiv funktionieren, bieten wir Ihnen aktive Unterstützung an.
- Begleitung der Kern-Meetings:
- Wir begleiten und moderieren auf Wunsch Ihre ersten strategischen Portfolio-Überprüfungen (X-Zyklus) und die monatlichen Portfolio-Meetings (Y-Zyklus).
- Dies stellt sicher, dass die Disziplin der P5.express-Zyklen eingehalten wird, die richtigen Fragen gestellt werden und die Entscheidungen anhand der neu definierten Kriterien (Value Generation Matrix) getroffen werden.
- Wissenstransfer: Wir agieren als Coach für den Portfolio Manager und das Portfolio Board, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und interne Kompetenzen schnell aufzubauen.
- Fokus auf das Ergebnis: Unsere Begleitung hilft dem Team, sich auf die strategische Wertschöpfung zu konzentrieren, anstatt sich in Tool- oder Prozessfragen zu verlieren.
Ihr Vorteil: Durch unsere erfahrene Moderation wird der Start beschleunigt und der Grundstein für ein nachhaltig erfolgreiches Portfoliomanagement gelegt.
Fazit und Nächste Schritte
Sind Sie bereit, die Steuerung Ihrer Unternehmensprojekte auf ein neues Level zu heben?
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche IST-Analyse und starten Sie den Weg zu einem transparenten, wertorientierten Portfoliomanagement mit P5.express und saprima.