Hybrides Projektmanagement ist momentan ein Buzzword vor dem man sich nicht verstecken kann. Aber was genau bedeutet das? Dafür muss man sich im Vorfeld mit zwei anderen Themen befassen, dem Klassischen und Agilen Projektmanagement.
Klassisches Projektmanagement – das Ziel vor Augen
In vielen Unternehmen wird klassisches Projektmanagement, auch Wasserfallmodell genannt, angewendet. Es gibt ein Lastenheft, in dem klar definiert ist, welche Anforderungen ein Projekt umsetzen soll. Anschließend wird ein Pflichtenheft erstellt, welche die Umsetzung des Lastenheftes erklärt. Somit ist eine möglichst präzise Schätzung des Auftragnehmers über was und wann nötig. In diesem monolithischen Ansatz muss am Anfang eines Projekts normalerweise ein Puffer addiert werden, da es zu nicht abschätzbaren Ereignissen kommen kann. Dies macht die Planung unscharf und gibt Probleme bei der tatsächlichen Bestimmung des Endtermins. Durch diese Schätzung im Vorfeld, oftmals sogar ein Jahr im voraus, muss später auf Veränderungen eingegangen werden, was zusätzliche Zeit und Kosten hervorruft und die anfängliche Schätzung schwammig und inkonsistent macht. Das Ziel hingegen bleibt statisch.
Agiles Projektmangement – bessere Schätzung
Um eine bessere Planung durchführen zu können, muss die Schätzung nicht nur einmal, sondern wiederholt stattfinden. Daher greift im Agilen Projektmanagement ein iterativ-inkrementeller Ansatz. Innerhalb einer Iteration wird ein Inkrement erstellt, welches potenziell lieferbereit ist. Anschließend wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt und erneut geschätzt. Durch diesen Ansatz haben wir als Projektmanager die Möglichkeit innerhalb eines Projekts Feedback einzuholen und neu zu priorisieren. Ebenfalls können Fehler, durch einen „Lesson learned“ Ansatz eliminiert werden, und das innerhalb eines Projekts. Somit können wir auf Veränderungen reagieren. Hier steht also die Ressource und der Termin in einem statischen Kontext. Wir wissen nicht, nach welcher Zeit unser Ziel erreicht wird.
Hybrides Projektmanagement – der Ausweg für den perfekten Erfolg in Projekten?
Dennoch hat das Agile Projektmanagement Schwierigkeiten in einer zielgesteuerten Projektumgebung Fuß zu fassen. Natürlich sind Stakeholder interessiert an einem endgültigem Datum, dennoch muss der Projektleiter Schätzungen während des Projekts durchführen und falls Änderungen nötig sind, auf diese reagieren können. Durch ein Hybrides Projektmanagement werden die Schwächen, welches ein Klassisches Projektmanagement mit sich bringt, eliminiert. Ebenfalls können über hybride Modelle Projektportfoliomanagement Methoden besser koordiniert und strukturiert werden.
Einige Gründe für den Einsatz eines hybriden Modells sind Folgende:
- Flexiblere Arbeitsweise: Es muss iterativ auf den Input des Auftraggebers reagiert werden.
- Das Team muss eigen- und teamverantwortlich reagieren. Alle Aufgaben müssen als Gruppe erledigt werden.
- Die schnelle Abschätzung von Ist- und Soll Zustand und die beschleunigte Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen
Hybrides Projektmanagement erfordert das richtige Tool
Trotzdem erfordert eine hybride Herangehensweise neue Tools, um komplexere Strukturen abbilden zu können. Innerhalb unserer Software haben wir die Möglichkeit, eine Primärstruktur aufzubauen. Unser Pflichtenheft muss abgebildet und in einem Wasserfallmodell aufgebaut werden.
Nachdem unser klassisches Projekt aufgebaut ist, muss nun überlegt werden, welcher Zeitraum als Sprint definiert werden soll. Dies bildet eine zweite Struktur um Übersicht zu schaffen.
Diese Zeit, meist 2 – 4 Wochen, wird anschließend mit anstehenden Vorgängen des Pflichtenhefts gefüllt. Somit ist genau definiert, welche Aufgaben innerhalb einer kurzen Zeit abgearbeitet werden müssen. Im besten Fall können so alle Initiativen abgearbeitet werden. Sobald eine Verzögerung auftritt, kann bereits nach kürzester Zeit abgeschätzt werden, wie sich der restliche Projektstatus verändert.
Falls Sie Fragen zur Implementierung von hybriden Projekten oder Projektportfoliomanagement haben, kontaktieren Sie uns gerne.