Viele Unternehmen starten beim „Portfolio“ mit einer Excel-Liste. Darin stehen Projektnamen, grobe Budgets, vielleicht ein Status. Und damit ist das Portfolio – vermeintlich – „im Griff“.

In der Realität passiert aber oft genau das Gegenteil.

Die Ist-Situation: Liste ≠ Steuerung

Typische Symptome, die ich immer wieder sehe:

• Projekte sind in Excel aufgelistet, aber ohne echten Bezug zur Ressourcenplanung der Abteilungsleiter.
• Optional wird noch nachverfolgt, wie viel Kosten ein Projekt verursacht – aber ohne klare Konsequenzen daraus.
• Prioritäten springen wöchentlich: Diese Woche ist Projekt A „kritisch“, nächste Woche Projekt B.
• Mitarbeitende werden ständig umgeschichtet („nur kurz aushelfen“), wodurch Kontextwechsel entstehen – und am Ende nichts wirklich fertig wird.
• Viele Projekte werden zu spät oder gar nicht abgeschlossen. Das Portfolio wird zum Friedhof halbfertiger Vorhaben.

Das Kernproblem: Es gibt keine gemeinsame, wiederholbare Entscheidungslogik, die Projekte vergleichbar macht – und es gibt keinen stabilen Rhythmus, in dem Prioritäten und Kapazitäten zusammengeführt werden.

Der Fahrplan: In wenigen Schritten zu einem steuerbaren Portfolio

Die gute Nachricht: Du musst nicht „das perfekte Tool“ haben, um zu starten. Du brauchst zuerst einheitliche Daten, einfache Kennzahlen, einen Entscheidungsrhythmus – und Konsequenz.

Schritt 1: Alle Vorhaben einsammeln (zur Not in Excel)

Starte pragmatisch: Sammle alle Projekte/Initiativen in einer Liste – inklusive der „kleinen“ Themen, die Ressourcen fressen.

Minimaldaten, die fast immer reichen:

• Projektname + Sponsor
• Ziel/Outcome (1–2 Sätze)
• Grober Aufwand (z. B. Personentage) oder Kosten
• Erwarteter Nutzen
• Zieltermin / vertraglicher Endtermin (falls relevant)

Schritt 2: 1–2 Kennzahlen definieren, die Priorisierung ermöglichen

Wichtig ist nicht Perfektion – sondern Vergleichbarkeit.

Beispiele:

• Kundenprojekte: Umsatz, Marge/Gewinn, Vertrags-/Liefertermin-Risiko
• Interne Projekte: Einsparung in €, oder Zeitersparnis (h/Jahr) → umgerechnet in €
• Allgemein: Kosten des Projekts vs. Nutzen (ROI/Netto-Nutzen)

Entscheidend: Alle Projekte werden nach derselben Logik bewertet, damit du Äpfel nicht mit Birnen vergleichst.

Schritt 3: Einen Portfolio-Zeitraum (Rhythmus) festlegen

Lege fest, wie lange die Priorisierung „gilt“, bevor ihr neu sortiert:

• Viele kurze Vorhaben → kürzerer Zyklus
• Mehrjährige „Langläufer“ → längerer Zyklus

Der Punkt ist: Prioritäten dürfen sich ändern – aber nicht willkürlich jeden Montag.

Schritt 4: Priorisieren – inkl. „harter“ Rahmenbedingungen

Sortiere die Projekte nach Priorität. Berücksichtige dabei:

• Wert/Nutzen (Kennzahlen)
• Deadlines (bei Kundenprojekten oft nicht verhandelbar)
• Abhängigkeiten (was blockiert was?)
• Risiko/Regulatorik (falls vorhanden)

Praxis-Tipp: Wenn plötzlich „alles Top-Priorität“ ist, ist das kein Portfolio – sondern ein Wunschzettel.

Schritt 5: Ressourcen von oben nach unten verteilen (und WIP begrenzen)

Jetzt kommt der Gamechanger: Kapazität schlägt Wunschdenken.

• Erst bekommen die Top-Prioritäten stabile Ressourcen.
• Dann erst die nächsten Projekte.
• Alles, was unten rausfällt, wird bewusst pausiert oder gestoppt (statt „läuft nebenher“).

Das reduziert Kontextwechsel und erhöht Fertigstellungsquote massiv: Stop starting, start finishing.

Schritt 6: Entscheidungen dokumentieren (warum wurde was geändert?)

Ein häufiger Konflikt entsteht nicht durch die Entscheidung selbst, sondern weil später niemand mehr weiß, warum sie getroffen wurde.

Führe daher ein simples Decision Log:

• Was wurde entschieden (Start/Stop/Pause/Re-Priorisierung)?
• Warum (Kennzahlen, Deadline, Risiko, Kapazität)?
• Seit wann gilt es?
• Wer war beteiligt?

Damit werden Änderungen nachvollziehbar – und Diskussionen sachlicher.

Ein schlanker Rahmen: p5.express (und optional Tool-Unterstützung)

Wenn du einen pragmatischen Rahmen suchst, der genau diese Routinen strukturiert, ist p5.express einen Blick wert: ein minimalistisches, praxisnahes System für Projekt- und Programmportfolios, das auf regelmäßigen Zyklen basiert und dabei hilft, Ressourcen auf die wertvollste Projektkombination zu fokussieren und Reibung zu reduzieren.

Wenn du die Daten nicht dauerhaft in verschiedenen Tools halten willst, kannst du auch ein zentrales PPM-Tool nutzen, das Projekte, Ressourcen und Kosten zusammenführt. saprima beschreibt sich genau so – und bietet Inhalte rund um die Integration von p5.express in saprima.

Fazit

Ein Portfolio ist nicht die Liste der Projekte. Ein Portfolio ist die wiederholbare Entscheidung, welche Projekte ihr macht, wann ihr sie macht – und mit welchen Ressourcen.